26 Apr 3 Tipps wie du sinnvolle Meetings gestaltest

In unserem zweiten Communication Clip schauen wir uns die Auswirkungen von Meetings in unserem Arbeitsalltag an. Wir geben dir 3 Tipps wie du sinnvolle Meetings gestalten kannst und ein umfangreicher Meeting Guide zum download.

Ich habe letztens einen Beitrag in der Karrierebibel gelesen. Da stand: „Es gibt Tage, die fangen schwach an und lassen stark nach.“ Kennst du das auch? Ja, klar. Das gilt doch auch für viele Meetings. In meinem früheren Job war es oft so, dass wir ganze Vormittage für ein Thema gemeetet haben. Da war dann kaum mehr Platz für andere Dinge. Wir sind dort mit Zeit nicht achtsam umgegangen. Es war so, als ob jeder unendlich viel Zeit zur Verfügung gehabt hätte.

Wie war das bei dir?

Ich kenne das so, dass in den Meetings ewig gesprochen wurde. Jeder hat seinen Senf zum Thema dazugegeben, ohne aber einen Mehrwert zu liefern. Zusätzlich waren auch immer viele Meetingnomaden dabei, nur Zuhörer bzw Fragesteller. In den Meetings ging es meist darum, sich zu positionieren. Und dann am Ende des Meetings, haben wir uns brav verabschiedet.

Wie geht es nach dem Meeting weiter?

Und eigentlich hat niemand richtig gewusst wie es weitergeht. Wer WAS zu tun hat und schon gar nicht, bis wann. Ja, da gehörst du zu den 64%, die aus Meetings gehen ohne zu wissen was sie als nächstes tun sollen. Nicht sehr befriedigend. Das nervt und frustriert, Zeitverschendung.

Ja, wenn ein Meeting langatmig wird, drifte ich gedanklich ab, lese und schreibe so nebenbei am Handy oder Computer. Überlege mir was ich nach dem Meeting Schönes machen kann – zur Belohnung. Oder ich frage mich, welche Sprache die gerade sprechen. Manchmal Bullshit Bingo. Was denkst du dir? Ich denke mir, dass ich Hunger habe. Und frage mich natürlich, ob die irgendwann noch auf den Punkt kommen.

Wieviel Zeit verwenden wir in Meetings?

Laut einer Studie des Marktforschungsinstitutes Harris verlieren Beschäftigte weltweit durchschnittlich 4,5 Stunden pro Woche durch Meetings. Das sind Meetings an denen sie teilnehmen, die aber kaum eine Relevanz für ihre tägliche Arbeit haben. Manche Menschen verbringen sogar die Hälfte ihrer Arbeitszeit in solchen Sitzungen.

Ja, Führungskräfte sind zusätzlich rund 4,6 Stunden mit der Vor- und Nachbereitung der Arbeitstreffen beschäftigt – in denen es in den meisten Fällen aber zu keinem relevanten Ergebnis oder nur zu Wiederholungen kommt.

Das bedeutet unterm Strich: Ein Teamleiter verschwendet rund 9,1 Stunden pro Woche für Meetings, die unproduktiv sind. Für die Entscheider ist das mehr als ein Arbeitstag pro Woche! Ja, und hast du gewusst, dass statistisch Menschen folgendes während Meetings machen: 41 Prozent der Meetingbesucher erledigen laut einer Bitkom-Umfrage nebenbei private Sachen – die Mehrheit liest oder beantwortet E-Mails, WhatsApp-Nachrichten oder SMS. 29 Prozent checken Nachrichten auf Facebook oder Twitter; 27 Prozent spielen Spiele; 23 Prozent informieren sich auf Newsseiten; 15 Prozent informieren sich über Sportergebnisse und 6 Prozent kaufen mit ihrem Smartphone während der Besprechung auf Online-Shopping-Portalen ein. Cool oder, dann macht das Meeting doch Sinn! Tatsächlich sagen aber rund drei Viertel (72 Prozent), dass es sie STÖRT, wenn andere Teilnehmer sich mit dem Smartphone oder Computer beschäftigen.

Egal wie, es scheint, dass die meisten Meetings kaum inspirierend oder zielführend sind. Unser Fazit: wir verbringen viel zu viel Zeit in Meetings, die uns im Job nicht weiterhelfen.

Was können wir tun?

Fakt ist: Jeder hat es selbst in der Hand wie er sinnvolle Meetings gestaltet.

3 Tipps wie Du Deine Meetings sinnvoller gestalten kannst.

1. Verwende einen Meeting Guide. Damit achtest du speziell auf das Ziel, die Inhalte, die Dauer des Meetings – und die Meeting Teilnehmer.

2. Verändere den Meeting-Ort (nichts wo man sich ewig aufhalten kann, aber trotzdem in Ruhe arbeiten kann) oder mache ein Steh-Meeting – ein Meeting muss nicht immer 60 Minuten dauern.

3. Beende jedes Meeting mit der Verteilung von Action Items und nächsten Schritten Du kannst auch unseren Meeting Guide verwenden – mit noch mehr Tipps. Lade ihn dir kostenlos von unserer Webpage herunter.

Wir wünschen dir viel Spaß bei deinen nächsten Meetings.

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Liebe Grüße,
Bettina und Peter

Hier kannst du unseren Meeting Guide kostenlos herunterladen.