3 Zeitmanagement Tipps für weniger Stress im Alltag

Zeitmanagement – Wenn der Tag nur 24 Stunden hat

Hummeln im Kopf? Weniger Stress durch ein Wenig Zeitmanagement.

Vielleicht erkennst Du Dich hier wieder:

  • Du weißt nicht, wo hinten und vorne ist und ständig kommen neue Aufgaben dazu?
  • Du hast schon lange aus den Augen verloren, was alles ansteht?
  • Immer wieder fallen Dir Dinge ein, die Du vergessen hast… nachher natürlich.
  • Du würdest Dich am liebsten unsichtbar machen?
  • Die bist ausgepowert und versuchst alle zusätzlichen Aufgaben zu vermeiden oder rauszuschieben?

Dann erkennst Du vielleicht hier einige Methoden wieder die dazu führen:

  • Du versuchst alles perfekt zu machen
  • Du versuchst alles selbst zu machen
  • Du nimmst Dir zuviel vor und setzt Dir unrealistische Ziele
  • Alle Deine Aufgaben sind an unterschiedlichen Plätzen:
  • Du liest Deine Emails ständig und antwortest immer sofort
  • Wenn das Telefon läutet hebst Du ab! Immer!
  • Du springst zwischen Aufgaben hin und her und bringst sie nicht zu Ende

Ok … Ich habe alle (nämlich alle!) diese Dinge gemacht – und es war stressig

Erst als der „Schmerz“ größer und größer wurde, habe ich mich mit dem nüchternen Thema „Zeitmanagement“ auseinander gesetzt.

Nüchtern, weil es von mir Struktur eingefordert hat. Und auch, weil es nicht „von selbst“ ging. Aber über die Zeit habe ich mir meine Methode angewöhnt. Und letztlich ging es in Fleisch und Blut über und sie sind für mich heute selbstverständlich, ohne Nachdenken. Und die Welt ist besser für mich.

Manchmal ist es einfach zuviel – und es geht sich nicht aus.

Mir haben die „Quick Wins“ geholfen – in der Praxis angewendet.Ja, ein wenig Struktur brauchst es, sonst wird nichts anders. Versuchs doch aus, ob es Dir hilft:

Hier drei „Quick Wins“ für Zeitmanagement für einen raschen Erfolg:

Wenn Du die untenstehenden drei Punkte berücksichtigst, wird sich Deine Situation schon nach einer Woche bessern und Du wirst weniger Stress empfinden:

    1. Verschaffe Dir Übersicht
    2. Setze Prioritäten
    3. Plane ein wenig

Erstens : Verschaffe Dir Übersicht –
Beruhige die Hummeln!

Übersicht verschafft Dir „peace of mind“ – Du kannst besser schlafen, weil Du keine Überraschungen erlebst und Paniksituationen vermeidest.

  • Zuerst sammle alle Deine anstehenden Aufgaben (also alle: Private und berufliche, „Zähneputzen“ darfst Du auslassen)
  • Wichtig:
    • Schreibe sie an nur 1 (einem!) einzigen Platz nieder! Nicht mischen zwischen Zettelchen, Block, elektronisch …
  • überlege Dir, wieviel Zeit Du für die jeweiligen Aufgaben brauchst (nimm einfach mal das Doppelte an, von was Du glaubst)

Es ist Deine Entscheidung, ob Du das lieber elektronisch machst (zB in Outlook, mit einer App) oder ob Du die gute alte handschriftliche Methode lieber magst. Eben Nur eine davon.

Zweitens : Setze Prioritäten

„Zeitmanagement bedeutet, das Wichtigste zuerst zu tun.“ (First things first), Dr. Stephen R. Covey, auch das „Eisenhower Prinzip“ genannt

Unterscheide zwischen:

Wichtig: das sind die Dinge, die langfristig wesentlich sind für Dein Leben. Oder das Deiner Lieben.

Dringend: das sind Dinge, die einfach zeitlich schnell erledigt sein wollen oder müssen. Sie kommen typischerweise von „außen“.

Die dringlichen Dinge sind meist die sichtbareren, prominenteren. Die wichtigen sind meist nicht sichtbar und auch nicht dringlich. Das ist eine Falle, weil sie eher liegen bleiben, aufgeschoben werden.

Du kannst das einfach so zusammenfassen:

So gehst Du vor:

  • Ordne Deine Aufgabe in zwei Kategorien „wichtig“ und „dringend“
    • Dann siehst in welchen Quadranten sie fallen…
  • Dann definiere WANN Du WAS erledigt haben willst. („deadline“)

Mache es Dir in Zukunft zur Angewohnheit neue Aufgaben mit dieser Methode zu bewerten. Dann wird es Dir immer leichter fallen zu entscheiden, wie Du damit umgehen wirst. speziell, wenn Du Übersicht hast und eine Planung.

Drittens : plane ein wenig …
klingt schwierig – ist es auch …

Das Wichtigste an der Planung ist, dass Du den Überblick hast –
und auch weiterhin behältst!

Gewöhne Dir an, die Planung konsequent und regelmäßig zu machen. Wenn Du sie nur einmal machst, holt Dich die jetzige Situation bald wieder ein.

Planung an sich ist nicht Schlimmes, regelmäßig gemacht, ist sie nicht aufwändig und die Belohnung ist groß!

Folgende Planungsmethode hat sich für mich am besten bewährt:
(Natürlich gemeinsam für privat und auch Beruf):

  • Mach eine wöchentliche Planung
    Was willst Du in der nächsten Woche erledigt haben
    Mach es am Sonntagabend (ja … pfui), oder Freitagabend
    Montagmorgen geht es schon wieder rund und Du wirst die Zeit dafür nicht finden
  • Mach eine tägliche Planung (ja, jeden Tag)
    Mach jeweils am Abend oder Morgen Deine Planung für den Tag

Oft bleiben Dinge aus unterschiedlichsten Gründen unerledigt und müssen nochmal geplant werden bzw Prioritäten werden dadurch anders.

Denke daran: Dinge ändern sich!

Mein Tipp :
Hake die erledigten Aktivitäten bewusst und sichtbar ab

Das ist eine sehr befriedigende Aktivität!
Und es ist auch schön zu sehen, was Du alles erledigt hast!

Vielleicht bist Du zur Erkenntnis gekommen, dass einfach alles zuviel ist und Dein Stresslevel über längere Zeit hinweg ist zu hoch? Lies dazu mehr in „Stress – 7 Tipps wenn es nicht mehr weitergeht“ oder auch im blog „So kannst Du Stress abbauen und Unterstützung bekommen“.

Lerne die 80/20 Regel – das Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip besagt, dass 20% des Arbeitsaufwandes für 80% der Gesamtleistung verantwortlich sind.

Anders gesagt: Durch massiv viel mehr Aufwand wird das Ergebnis nicht signifikant besser:

Das perfekte Ergebnis erkauft man sich mit einem überproportional höherem Aufwand und kostbarer Zeit, ohne dass das Ergebnis wesentlich besser wird.

Entscheide bewusst, welche Dinge wirklich perfekt sein müssen und wann „gut genug gut genug ist“

Nicht alles wird sich für Dich umsetzen lassen. Vielleicht, weil Dein Job es erfordert, dass Du ständig online bist, E-Mails lesen musst etc. Dann helfen vielleicht konkrete und kürzere Zeitfenster für bestimmte Aktivitäten, um zu vermeiden, dass Du ständig zwischen Aufgaben wechselst.

Ein Schlusssatz und eine Erfahrung, die ich leidlich selber machen musste:

Die / der einzige, der „STOP“ sagt, ist man selbst. Das wird niemand für dich tun. Und selbst wenn du perfekt organisiert bist und jede Minute des Wachseins optimiert hast, Schlafenszeiten reduziert hast, kommt ein Punkt, wo einfach nicht noch mehr geht. Da ist es allerdings schon fast zu spät und der Weg in ein Burn-out ist geebnet.

Also: Schau auf Dich und mach Dir bewusst, was wirklich wesentlich und wichtig ist in Deinem Leben.

Wichtig ist auch, dass Du zeitliche Überforderung nicht verwechselst. Wenn Dich die Aktivitäten im Job anwidern, dann geht es vielleicht eher darum, dass Du nicht glücklich bist in Deinem Beruf – siehe dazu meinen vorigen post „Unglücklich im Job – was kann ich tun?“

Fazit: Zeitmanagement und Prioritäten setzten bedeuten anfangs ein wenig Aufwand, der Dir aber rasch hilft die wesentlichen Dinge zu tun und ein stressfreieres Privat- und Berufsleben zu führen.

Alles Gute wünscht Dir
Dein Cyitisso

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